中止のお知らせの書き方!!シチュエーション別不快を与えずに伝える方法とは??

各イベントを開催予定だったのに、台風などの影響で中止せざるを得なくなった時、残念ですが中止のお知らせを書かなければいけません。

中止のお知らせの書き方をしっかりと正しい言葉で書かなければ、相手の方に不快な思いをさせてしまうことがあります

急な諸事情や悪天候により前日や当日にお知らせしなければいけない場合もあります

ですがどんな事情であり相手の方はすごく楽しみに、心待ちにしているのは確かです。

中止を決定していた側も残念な思いで断らなければいけません。中止のお知らせを書きたいけど、どう書いたらいいのか分からない…

そんなあなたにさまざまなパターンのお知らせの書き方を詳しく紹介します!是非参考にしていただければと思います。

 

 

イベント中止のお知らせの正しい書き方を紹介!

イベント中止のお知らせを書きたいけどどうやってかいたらいいのか分からない…と誰しも迷い、どう書こうか悩むと思います。

今はパソコンやスマホがあるので、手書きで中止のお知らせを書く人は少なくなっていると思います。

手書きで書くのもパソコンやスマホで書くのも内容は変わらないので、参考程度にお願いします!

 

中止のお知らせの書き方の基本

  1. タイトルはイベント中止のお知らせと、誰が見てもわかるように大きく書く
  2. 文の初めには「拝啓」と書き、その下に挨拶(相手の方を気遣った文)と自己紹介を書く
  3. 何月何日に予定されていた○○(イベント名を書く)
  4. どんな理由で中止するのか、次の開催予定の目安はいつなのかを詳しく書く
  5. 相手に理解を得ることが大切なので文の終わりには、ご理解のほどよろしくお願いします。などの文で締める
  6. 次の行の一番下には「敬具」を必ず入れる

上記のような基本の事が書いているなら、中止になったとしても「仕方ない…」と思ってくれると思います

誰しも、自分の事を気遣った文章が最初にあると嬉しいものです。

ただ理由など長々と書かれていると丁寧さがある反面、理解ができにくかったりします

『長すぎず短すぎない、伝えたいポイントをしっかり書くことが大切です』

 

中止のお知らせをメールやFAXで

FAXでの中止のお知らせはあまり聞かないかもしれませんが、中にはFAXでやり取りをする会社もあります。

メールやFAXであったとしても上記の文で送ることは変わりないです

最近では中止のお知らせをメールで送ることが多いですよね。書面っていうのはかなり減ったと感じます。

イベントのチケットを購入した方は料金の払い戻しがあるのか、不安に感じられます。

次の開催予定の目安が全くつかない場合や目安がついている場合でも料金の払い戻しがあるのか、その趣旨を必ず伝えましょう

相手の方を不安にさせると、その会社の信頼を一気に失ってしまいますので書き忘れに最大の注意を払うことが大切です

 

 

中止のお知らせが悪天候による場合の書き方

余裕をもって中止することが決まっていれば特に困ることはありません。

台風接近などの危険を伴う場合うや、不幸ごとなどの諸事情により中止しなければいけない事があります

その場合もメールやFAXなどで追いつけばいいのですが、開催場所が店舗や会場だった場合、貼り紙が必要です。

『実際に店舗や会場に足を運んだ方が、一目でわかるような内容を書かなければなりません』

 

中止のお知らせの理由が台風などによるもの

台風や中止せざるを得ないほどの強風や大雨によっては、前日や当日の数時間前には中止することを案内しなければいけません

  1. タイトルを書く(○○開催中止についての案内など)
  2. 本日予定していた○○ですが、台風○号が強い勢力でこちらに向かっているなど現在の状況を的確に、詳しく書く
  3. 参加者の安全を考慮して話し合った結果、などの相手の事を書く
  4. 開催は中止にするのか延期にするのかをしっかりと書く
  5. 中止や延期の連絡は通常、前もって連絡をしなければいけないのに前日や当日になってしまったことの謝罪文を書く
  6. 次の開催予定が決まっていればその予定を書き、決まっていなければ改めて連絡するなどを丁寧に伝える

『このことをメールやFAX、手書きなどで丁寧に伝えければ相手の方が怒り出してしまったりするので気を付けましょう』

 

 

中止のお知らせが諸事情による場合の書き方

中止理由が諸事情による事の場合、理由によっては納得していただけるものとしていただけないものがあります

開催者の訃報や病気によるものならば、仕方がない事なので相手の方はしぶしぶながらも了承してくれるかと思います。

ですが何かしらの事情で理由を書くことができない場合は納得していただけない事があります

 

中止のお知らせ理由が諸事情によるもの

  1. タイトルを書く(○○延期または中止のお知らせ)
  2. 先日ご案内を申し上げていた○○開催予定なのですが、○○の事情(理由)により延期または中止させていただくことを伝える
  3. 相手の方は時間を確保してくれていたのでそのことを気遣った文を書き(お忙しい中など)謝罪する。
  4. 次の開催予定が決まっていれば書き、決まっていなければ決まり次第連絡することを書く
  5. 最後に謝罪し、相手の方の理解を得る文を書く

『どんな理由であれ説明した方が、相手に不信感や怒りなどを与えることは少ないでしょう』

 

 

まとめ

  • イベント中止のお知らせの書き方は、○○延期・中止のお知らせなどタイトルを大きく書く
  • 文の初めと終わりには必ず「拝啓」や「敬具」を書く
  • なぜ延期や中止になるのかその理由を詳しく、分かりやすく書く。次の開催予定が決まっていたらそのことも書く
  • 何よりもこの延期や中止について相手側に理解していただくことが大切なのでその言葉も書く
  • イベントにチケット代などの料金がかかっている場合、メールやFAXなどで払い戻しなどの方法を書く
  • 中止のお知らせが悪天候の場合、実際に店舗や会場に足を運んだ方が、一目でわかるような内容を書きその場所に貼る
  • 中止のお知らせが諸事情による場合、できるだけ理由を詳しく書き、相手の方が納得できるようにする。
  • どんな理由であっても曖昧な理由を書かずに納得してもらうように書く

相手に伝わらなければ意味がないので、「残念な気持ち」に思っていることを表現しましょう

多くの方は延期や中止になっても了承してくれると思います。なるべくは延期や中止がなければ良いに越したことがないのですが…

 

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