契約書を相手に送付して一部返送してもらいたい時、送付状にどのような文章を書くべきか悩みますよね。
送付状のマナーは上司に聞きづらいですし、聞いたら「そんな常識も知らないのか!」と呆れられてしまうかもしれません。
不安なあなたも大丈夫!テンプレートを使えば、迷うことなく短時間で送付状の作成ができますよ!
この記事では、契約書を一部返送してもらう時の送付状のテンプレートをご紹介します。
また送付状における敬語の使い方や郵送方法、収入印紙の扱いなど、迷いやすいポイントをご説明します。
この記事を読んでテンプレートを使うことで、あなたも契約書を一部返送してもらいたい時に迷うことなく対応できるようになりますよ!
分からないことがあれば何でもネットで調べられる世の中ですが、本当に正しい情報なのか不安になるときもありますよね。
やはりそんな時はビジネス経験豊富で実績ある著者の書籍が安心です。
この１冊でビジネス文書の書き方や正しい敬語の使い方も学べるので、手元に一冊あると便利ですよ。
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目次
契約書の送付状で一部返送してもらう時のテンプレート
今回は契約を結ぶ相手に契約書をニ部送り、一部返送してもらいたい時に使用できるテンプレートをご紹介します。
送付状は案内状や添え状とも呼ばれます。挨拶代わりにもなり、どんな書類が入っているのかを知らせるためにとても大切です。
しかし、できることなら送付状に時間をかけたくないですよね。「敬語の使い方にも慣れていないし、ビジネス文書も苦手」というあなたは作成するのが不安かもしれません。
テンプレートを使って、相手に好印象を与えられる送付状を短時間でサクッと作成してくださいね!
一部返送してもらう場合の送付状テンプレート
契約書を一部返送してもらいたい場合、以下のような送付状を作成するのがおすすめです。
＜一般的なテンプレート＞
＜依頼内容をより詳しく記載したテンプレート＞
ご紹介したテンプレートはあくまでも一例となりますので、あなたの状況に合わせて変更して使ってみてください。
大切なことは契約を結ぶ相手に、何をいくつ送り、どうしてほしいのかを簡潔に知らせることです。
送付状に記載するべき項目をご紹介しますので、参考にしてくださいね!
- 日付（契約書を送付する日付）
- 宛先（相手の会社名、わかれば部署名や役職、氏名）
- 差出人（あなたの会社名、部署名、氏名、連絡先）
- 表題
- 本文（頭語、挨拶文、詳細、結語）
- 記書き（送付書類の種類、部数、依頼内容など）
これらの項目について、1つずつ書き方を詳しくご紹介します。
送付状に記載するべき項目
＜日付＞
まず契約書を送付する日付を記入します。一番上に、右寄せで記入しましょう。
日付を書く際には、西暦か和暦を必ず記入する必要があります。
西暦か和暦のどちらでも構いませんが、同封する契約書の表記を合わせるとより丁寧な印象になりますよ。
＜宛先＞
相手の会社名、部署名、役職、氏名を記入します。氏名の後につける敬称は、会社全体宛の場合は「御中」、担当者個人宛ての場合は「様」としましょう。
| 会社宛ての場合 | 株式会社〇〇御中 |
| 会社の個人宛ての場合 | 株式会社〇〇 〇〇支店 〇〇部 課長 〇〇様 |
全て正式名称で書くことが基本となります。「株式会社」は（株）と省略してしまいがちですが、正式名称で書きましょう。
＜差出人＞
あなたの会社名、住所、電話番号、部署名、氏名を記入します。
契約に関しての不明点があり、あなたに連絡がくるかもしれません。連絡が取りやすいように、電話番号も書くと良いでしょう。
＜表題＞
送付状のタイトルにあたるものです。「書類の送付について」「契約書の送付について」「契約書送付のご案内」などが一般的に使われます。
＜本文＞
本文には頭語と呼ばれる「拝啓」、結語と呼ばれる「敬具」を書きましょう。
頭語と結語の組み合わせには以下のようなものもあります。
| 頭語 | 結語 | 使用する場面 |
| 拝啓（はいけい） | 敬具（けいぐ） | 一般的な場合 |
| 前略（ぜんりゃく） | 草々（そうそう） | 親しい方へ送る場合 |
| 急啓（きゅうけい） | 草々（そうそう） | 急ぎの場合 |
| 拝復（はいふく） | 敬具（けいぐ） | 返信の場合 |
組み合わせを間違えてしまうと、常識のない人だと思われてしまう可能性があるので注意が必要です。
特にこだわりがなければ、「拝啓」「敬具」を使うと安心です。
本文には相手への要望を丁寧に書くことが大切です。今回の要望は署名捺印をしてもらい、一部返送をしてもらうことですよね。
先程のテンプレート以外の例として、「2部ともに署名捺印をいただき、1部ご返送いただきますようお願いいたします。」などと書くのが良いでしょう。
相手に依頼をすることになりますので、指示をするような言葉づかいではなく、へりくだって丁寧な依頼の文章を書くようにしましょう。
また、契約書の返送期限や署名捺印をしてもらう箇所も記載すると、よりわかりやすくなりますよ。
＜記書き＞
本文の下に「記」と書き、送付する書類の種類と部数を書きます。今回の場合は「契約書 2部」となりますね。
次に依頼する内容を、箇条書きで簡潔に書くとより親切になります。
今回のケースでは、署名捺印、収入印紙の貼付、割り印、返信用封筒を使った一部返送など、相手に依頼することが多くなります。
自分ではわかっていても相手にとってはわかりにくいこともありますので、できるだけ細かく書くほうが良いですね。
契約書の送付状に一部返送依頼を記入する時のポイント
契約書を郵送する時に同封する送付状には、相手に送る書類の種類や依頼する内容を、わかりやすく書くことがとても重要です。
また、挨拶代わりにもなる送付状は、マナーを守って相手に良い印象を与えたいですよね。
契約書を一部返送してもらうための送付状には、相手への依頼事項を書くことになるため、指示をするような書き方になりがちです。
しかし依頼をして快く契約書を一部返送してもらうには、へりくだって丁寧な文章で書くほうがお互い気持ちが良いですよね。
送付状の役割や、相手に好印象を与えられる送付状を作成するポイントをご紹介しますね!
送付状は挨拶の役割も果たしてくれる
普段何気なく書いている送付状ですが、どのような役割があるのか確認してみましょう。
- 挨拶代わりになる
- 送った書類の内容をまとめ、相手にわかりやすく伝える
- 要望を伝える
- 相手が書類の確認のためにかかる時間を短縮させる
本来なら契約書などの重要な書類は、直接会って渡したいですよね。しかし送付状を作成しているあなたは、何らかの理由で郵送する方法を選択したのでしょう。
直接会って挨拶ができない代わりに、送付状が挨拶の役割を果たしてくれます。
丁寧に書くことで、相手が受け取る印象もグッと良くなりそうですね!
ではわかりやすい送付状を作成するために、注意したほうが良いポイントをご紹介します!
- できるだけ短い文で簡潔に書く
- 過度な敬語を使わずにわかりやすく書く
- 相手が迷わないような書き方をする
これらのポイントについて、1つずつご説明していきますね。
短い文で簡潔に書こう
目上の人に契約書を送付する場合、難しい言葉を使いすぎてしまうかもしれません。
しかしあくまでも送付状の目的は、相手に書類の内容や依頼したいことをわかりやすく伝えることです。
長く難しい文章を書くとかえってわかりづらくなり、読むのに時間がかかってしまうかもしれません。
できるだけ短い文章を使い、わかりやすく簡潔に書くことを心掛けましょう。
過度な敬語を使わずにわかりやすく書こう
送付状の文章は、難しすぎる過度な敬語は使わなくて良いでしょう。
あまり難しすぎる敬語を使ってしまうと読みづらくなってしまい、「結局何が言いたいの？」と思われる可能性もあります。
相手が読みやすく、パッと見て理解できるような敬語を使うことを心掛けましょう。
また、「いただく」と「くださる」、「ご送付」と「お送り」など、どちらを使うべきか迷ってします敬語も多いですよね。
今回のテンプレート内の文章を例に、迷いやすい部分の敬語の違いをご紹介します。
- 「ご返送くださいますようお願い申し上げます。」
- 「ご返送いただきますようお願い申し上げます。」
このような場合、尊敬語の「くださいますよう」を使っても、謙譲語の「いただきますよう」を使っても問題ありません。
敬語には3種類あり、それぞれ以下のような特徴があります。
| 尊敬語 | 相手の行動主体で、相手の動作を高めて尊重する |
| 謙譲語 | 自分の動作主体で、自分の動作を相手より下げる |
| 丁寧語 | 丁寧な表現をするだけのもの |
どちらかというと尊敬語のほうが謙譲語よりも相手に対する感謝の気持ちが多く入っているので、「くださいますよう」のほうがより丁寧な印象になります。
どちらを使っても間違いではありませんので、あなたの好みや文章全体のバランスを見て決めてみるのも良いですね♪
- 「お送りいたします。」
- 「ご送付いたします。」
「お送り」と「ご送付」はどちらを使うのが良いのでしょうか。
どちらを使っても問題ありませんが、「送付」は「送りつける」という意味になり、一方的に送りつけるようなイメージを持つ人もいるようです。
「送付」を使う場合は頭に「ご」を付けて「ご送付」とすることで、問題なく使うことができますよ!
- 「ご返送いただきますようお願い申し上げます。」「ご返送くださいますようお願い申し上げます。」はどちらも問題なく使えるが、「くださいますよう」のほうがより丁寧な印象がある
- 「お送りいたします」「ご送付いたします」はどちらを使っても問題ない
送付状を完成させたあなたは封筒の準備や郵送手配に取り掛かることでしょう。
私は封筒の作成に迷って時間を掛けてしまったり、郵送方法がわからずに郵便局であたふたしてしまったりした経験があります。
迷わずスムーズに郵送の手配ができるよう、封筒の準備から郵送完了までの流れや注意点をお伝えします。
封筒の記入方法
封筒の表面には、宛先を記入します。送付状の宛先と同じように、会社の場合には住所、会社名、部署、相手の氏名、「様」を書きましょう。
担当者の名前がわからない場合や、会社宛、部署宛の場合は「御中」または「ご担当者様」と記入します。
裏面には、あなたの住所と氏名を、会社の場合は会社の所在地、会社名、部署名、氏名を忘れずに記入してくださいね!
返信用封筒に切手を貼って同封しよう
今回のように契約書の一部返送を依頼する時には、相手がスムーズに返送できるように返信用封筒を用意しましょう。
契約を結ぶ相手はこの返信用封筒を使うことで、封筒を用意して切手を貼る手間を省くことができます。親切だという印象をもたれることでしょう。
返信用封筒の宛先欄には、自分の名前の後に「行」と書いておきます。
また、返信用封筒には切手も購入して貼っておきましょう。切手料金は封筒の大きさと重さで決まります。
間違った切手を購入してしまわないように、以下の手順で切手料金を確認しましょう。
- 封筒の大きさが定型か定形外か確認する
- 返信してもらう書類を想定して重さを量ってみる（今回の場合は返信用封筒、契約書、送付状）
- 当てはまる料金の切手を貼る（ギリギリの場合は一段階上の料金の切手を選ぶ）
切手料金を間違えると失礼になりますので、間違えないように注意なければなりませんね。
大きさと重さを量ったら、以下の表を参考にして切手料金を確認しましょう。
＜定形郵便＞長辺23.5cm以内、短辺12cm以内、厚さ1cm以内
| 25g以内 | 84円 |
| 25g超、50g以内 | 94円 |
| 50g超 | 定形外料金と同じ |
＜定形外郵便（規格内）＞長辺34cm以内、短辺25以内、厚さ3cm以内、重さ1kg以内
| 50g以内 | 120円 |
| 50g超、100g以内 | 140円 |
| 100g超、150g以内 | 210円 |
| 150g超、250g以内 | 250円 |
＜定形外郵便（規格外）＞ 定形外郵便（規格内）に当てはまらないもの
| 50g以内 | 200円 |
| 50g超、100g以内 | 220円 |
| 100g超、150g以内 | 300円 |
| 150g超、250g以内 | 350円 |
この通りに確認をすれば、料金不足で失礼になるという事態を避けられますね!
簡易書留や配達証明郵便で郵送しよう
大切な契約書を郵送する時には郵便局窓口に行き、簡易書留や配達証明郵便で送付するのがおすすめです。
契約書は会社の実印が押してあるとても重要な書類です。紛失してしまった、ということになれば信頼関係が崩れ、取り返しの付かないことになりますよね。
あまりなじみのない2つの郵送方法について、それぞれご説明します。
＜簡易書留＞
簡易書留は、郵便局が郵送の過程を記録してくれる郵便です。
郵便局で書留を出した時にもらう受領証に引受番号が書かれており、その番号を使ってインターネットで配達状況の確認ができます。
これなら契約を結ぶ相手から、郵送の状況について聞かれても安心ですよね。
費用は基本料金に簡易書留料金がプラスされます。
＜配達証明郵便＞
配達証明郵便は、配達したことを証明してくれるサービスです。
配達が完了すると、書類が相手に届いたことを証明する「配達証明書」を送ってくれるので安心です。
費用は基本料金に一般書留料金と配達証明加算料金が加算されます。
このように郵送の状況がわかる方法を使えば、万が一郵送トラブルがあった場合にも安心ですね。
この2つを覚えておけば、私のように郵便局であたふたすることがなくスムーズに郵送手配ができますね。
より確実に届けたい場合には、少し高くなりますが配達証明郵便のほうが良いでしょう。
契約書の送付状で一部返送依頼をする時は印紙も必要!
契約書を一部返送してもらいたい時には、送付状に収入印紙を貼る必要があることを記入したほうが良いでしょう。
収入印紙をあなたが2部ともに貼付しているのであれば記入する必要はないですが、収入印紙の費用を双方で折半する場合には記入しましょう。
収入印紙は印紙税という税金を納めるために、該当する契約書に貼る必要があります。
漏れがあるとペナルティとして、過怠税という税金を払わなくてはなりませんので、しっかり確認しましょう。
収入印紙の基礎知識や、注意点をご紹介しますね。
収入印紙が必要な契約書と貼付を依頼する時の例文
収入印紙は、課税文書と呼ばれる税を納めるべき文書に必要なものです。
漏れがあると、過怠税という税金を本来支払うべき金額の3倍支払わなければならなくなります。
- 印紙税の支払いを証明するためのもので、切手と似た形をしている
- 印紙税は国税の一つで、契約書や領収書などの発行を行った場合に、その書類の金額や種類によって課される税金
- 印紙税を納めるために、収入印紙を契約書や領収書などの課税文書に貼る必要がある
収入印紙を貼る必要がある文書は課税文書と呼ばれ、20種類あります。例えば以下のような文書が課税文書に該当します。
- 不動産等の譲渡や賃貸、請負、責務保障などの契約書
- 工事などの請負契約書
- 約束手形または為替手形
- 5万円以上の領収書など、金銭の授受を証明する書類
あなたが結ぶ契約が課税文書に該当している場合には、必ず収入印紙を貼って印紙税を納めましょう。
収入印紙の費用は、双方が1部分ずつ負担するのが一般的です。
特に取り決めがない場合には、1部に収入印紙を貼って割り印を押して、相手に送付しましょう。
その際には送付状に、収入印紙を貼って一部返送してほしいことを記載しましょう。
依頼をする際には、以下のような文章を使うのがおすすめです。
例1）契約書に収入印紙を貼付いただき、一部返送していただきますようお願い申し上げます。
例2）1部には当社で収入印紙を貼りましたので、残りの1部に収入印紙の貼付をお願いいたします。
このように記載すれば、契約を結ぶ相手は迷わずに対応できますね。
割り印は収入印紙の再利用防止のために必要
収入印紙に押す割り印とは、収入印紙と文書にまたがって押す印鑑のことで、収入印紙の再利用の防止を目的とするものです。
つまり「貼っているものはこの契約のための収入印紙で、もう印紙税を納税済み」と証明するために割り印を押します。
印紙税法での正式名称は「消印」ですが、「割り印」という言葉が一般的に使われています。
割り印を押す目的は収入印紙の再利用を防ぐことなので、使用する印鑑に細かい指定はありません。
- 収入印紙と契約書にまたがるようにはっきりと押す、または署名をする
- 印鑑の指定はなく、ゴム印やシャチハタでも可能
- 署名の場合、ボールペンなど消すことができない方法で署名をする
- 「印」の文字や二重線、斜めの線のみは不可
割り印は再利用の防止を目的としているため、双方が押す必要はありません。
どちらか一方が押せば良いので、特に送付状に記入する必要はないでしょう。
収入印紙と割り印の目的を理解した上で、依頼内容をわかりやすく伝えれば、質問されても自信を持って答えることができますね。
まとめ
- 契約書の送付状で一部返送を依頼する時にはテンプレートを使うと便利
- 送付状は挨拶文代わりになり、書類の内容や依頼することをわかりやすく伝える役割がある
- 送付状は短い文で簡潔に、過度な敬語を使わずにわかりやすく書くのが良い
- 「くださいますよう」と「いただきますよう」はどちらも問題なく使えるが、「くださいますよう」のほうがより丁寧な印象がある
- 「お送りいたします」と「ご送付いたします」はどちらを使っても問題ない
- 契約書の一部返送を依頼する場合、切手を貼った返信用封筒を同封する
- 契約書を確実に送るために、簡易書留か配達証明郵便で送るのが良い
- 課税文書に該当する契約書には収入印紙を貼って割り印を押す必要がある
- 収入印紙を貼って割り印を押してもらいたいことを送付状に記入する
契約書を一部返送してもらう時の送付状の文章は迷ってしまうと思いますが、テンプレートを使えば短時間で作成できますよね。
封筒の書き方や切手についての知識など、基本的なことを知っておくと様々な場面で役立ちます。
今回ご紹介したテンプレートを使いながら、相手に好印象を与えられる送付状を作成してみてくださいね!
