契約書の送り状で必要な項目は5つ!恥をかかない書き方と送り方

契約書を使ったやり取りって、なんだか緊張しちゃいますよね。

実は、契約書を郵送する際には必ず送り状を添える必要があることをあなたは知っていましたか?

また、いざ契約書を送る段階になって「あれ、どうやって送り状を書けばいいのだろう?」と迷ったことはありませんか?

契約書の送り状を作成するにあたって必要な項目は5つあります!

また、契約書と送り状を送る際には、郵便局の窓口で配達証明か簡易書留での送り方で郵送するのがマナーとされているのです。

今回は送り状で必要な5つの項目と書き方について、また送付方法についてもお教えしますね。

書類の顔ともいえる送り状ですが、今まで何も考えずに軽い気持ちで書いて終わらせてしまっていました。

この記事を見れば間違った文章で恥をかかずに、契約書を送ることが出来ますよ!

 

 

契約書の送り状に必要な項目は5つ!書き方と送付の流れ

   

契約書はお互いにとって、今後のためにも非常に重要なものですよね。

契約書を取引先に送るときにはマナーがあり、契約書を送るときに送り状もセットにすることも一般的なマナーとされています。

契約書の送り状で基本的に記載する項目は5つあります!

それでは早速、この5つの項目を詳しく見ていきましょう。

 

送り状に必要な項目

送り状は、何を目的とした書類であるのか、何の書類を送付しているのかがひと目で分かるものです。

大切な契約書を送るための送り状なので、どうやって書いたらいいのか難しく考えてしまいますよね…。

しかし、基本的に5つの項目をおさえておけば問題ないですよ。

送り状に必要な項目
  • 送付年月日
    発送日を右寄せで記載する
  • 送付先の会社名と担当者氏名(宛先)
    送付先の会社名と担当者氏名を左寄せで省略せずに記載する
    部署名が分かればそちらも記載する
  • 送付元の会社名と氏名(差出人)
    自分の会社名と、部署名を右寄せで記載する(問い合わせ先として自身の名前や連絡先を入れておくとより親切)
  • 書類の名称
    契約書の題名を中央揃えで記載
  • 本文
    通常のビジネス文で記載
    契約締結のお礼、同封している契約書の枚数、返送先と契約期限を必ず入れる

ちなみに、送り状も手紙と一緒で、拝啓や敬具といった頭語と結語やあいさつ文を入れるのはビジネスマナーです。

送付書類の内容の前には「記」と記載して、最後には「以上」を記載するようにしましょう。

送り状を同封しなかった場合には、契約期限までに返送されないといったトラブルが発生する可能性もあります。

しっかりとポイントを押さえて作成しましょうね。

 

契約書の送付の流れ

契約書は原則、契約当事者の双方が原本を保管します。

そのため、最低でも契約書は2通作成する必要があります。

契約をする際の流れとしては、署名捺印がされた2通の契約書を送り状と一緒に送り、相手が1通を保管し、残りの1通を返送してもらうといったかたちになりますよ。

 

契約書を郵送する際の方法

契約書を送り状と一緒に送る際、宅急便やメール便で送ることはできません。

宅配便やメール便で送ると違法となります。うっかり宅急便で送ってしまいそうになりますが、違法になるのは避けたいですよね。

罰金を払わなければいけない場合もあるので、注意しましょう!

契約書を郵便で送る場合には2つの方法があります。

契約書を郵便で送る際の2つの方法
  1. 郵便局の配達記録郵便・簡易書留で郵送する
    配達記録郵便や簡易書留で郵送した場合は追跡番号で手紙がどこにあるか確認することが可能

  2. 郵便局のレターパックで郵送する
    全国一律の料金で利用することが可能
    郵便ポストに投函をするのではなく、必ず窓口で手続きをして送る

配達記録郵便や簡易書留で郵送すれば、契約書がどこにあるか確認することができますね。

先方との今後の信頼関係にもつながりますし、重要な書類を紛失してしまうというリスクを回避することができるので安心ですよ。

これなら「契約書が届いていない。」といったクレームにも対応できそうです。

契約書を送る際には、契約書がどこにあるかすぐに知ることが出来る方法で送ることがポイントですね。

送り状を同封してマナーを守りながら準備しましょう。

 

 

契約書の送り状の例文を写真付きで解説!

契約書の送り状で必要な項目が分かったところで、どのように作成したらいいのか具体的に知りたいですよね。

ここでは契約書の送り状の例文を、写真付きで詳しくご紹介します。

 

契約書と一緒に同封する送り状の例文

契約書の送り状の例文は以下の通りです。

送り状で使用する例文

謹啓 

貴社におかれましては、ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

早速ではございますが、下記の書類をお送りさせていただきます。

ご査収の上、よろしくご手配を賜りますようお願い申し上げます。

敬白

そして、下の写真は送り状の見本となります。

赤色の番号の部分が、送り状で必要な5つの項目です。詳しく紹介していきますね。

 

送付年月日は必須項目!一番初めに記載

送り状の作成日を記載します。郵送する場合は書類の投函する日を記載しましょう。

ビジネス文書では、日付は必ず右上に記載します。

日付が記載されていないと、いつ書類を送ったのかが分かりませんよね。後々のトラブルをまねくことにもなりかねません。

トラブルをまねかないように、必ず記載するようにしましょう!

 

送付先となる企業の名前と担当者の氏名

ビジネス文書では、送り先の会社名と氏名は左上に記載します。

もしもあなたが相手の方に名刺をもらっている場合は、名刺のとおりに記載することをおすすめしますよ。

株式会社を(株)と省略することも失礼に値します。

私もついつい、(株)と省略しがちになってしまっていました。ですがここでは避けましょう。

敬称は、会社名や部署名の後ろは「御中」、個人名は「様」をつけます。

  • 会社名のみを記載する場合
    ○○株式会社 御中
  • 会社名と部署名を記載する場合
    ○○株式会社 ○○部 御中
  • 会社名と部署名と氏名を記載する場合
    ○○株式会社 ○○部  ○○様

「御中」と「様」を両方使用することはありません。

 

送付元となる会社の名前と担当者の氏名

送付年月日の下の位置に、送付元の会社名と氏名を記載します。

ちなみに送り状には、基本的に印鑑を押印しません。

送付元の会社名と氏名だけでも良いですが、問い合わせ先として住所や電話番号などを入れておくことをおすすめします。

こうすることで、なにかあったときでもすぐに問い合わせをしてもらえると思うので、安心ですね。

 

書類の名称は分かりやすく知らせよう

今回の場合だと、用件は契約書の送付についてですよね。

ですので、「契約書送付のご案内」などとして明確に相手に知らせましょう。

もしも契約書の他にもなにか同封するものがあるときには、「資料送付のご案内」などとするのも良いですね。

 

本文にはあいさつ文も必須!頭語や結語を記載

誰かと会うときには最初にあいさつをしますよね。送り状でもあいさつ文は必須です。

ビジネス文書では、頭語から始めて結語で締めくくるというのが一般的ですよ。

頭語には「拝啓」や「謹啓」、結語には「敬具」や「敬白」を主に使用します。

頭語と結語の組み合わせは決まりがあるので、注意して使用しましょう!

送り状のあいさつの例文
  • 拝啓 貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
  • 拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます
  • 謹啓 貴社におかれましては、ますますご清祥のことと心よりお慶び申し上げます
  • 拝啓 時下ますますご清祥のことと、お慶び申し上げます

このように頭語のあとに、一文字間隔をあけてから続けて書きはじめます。

今回の例文での表現は、季節に関係なくいつでも気軽に使用することができますよ。

あいさつ文には季節を表す言い回しのものが色々あります。

季節のあいさつを入れることで心なしか、文章にやわらかい印象がもてますよね。

送る相手や状況に合わせて使い分けるのも良いですね!

あいさつ文の後には、契約書の送付を知らせます。そして末尾に、結語を右側に寄せて記載して締めくくります。

これで、ほとんどは完成しました!あとは送付書類のリストを記載するだけです。

結語の後に新たに行を変えてから「記」と中央揃えで記載して、リストを箇条書きに記載します。

最後に文末に「以上」と右下に記載して締めくくりましょう!

送り状を一目見ただけで、何が送られてきたかすぐに分かると嬉しいですよね。

そのため、送り状を作成する際には、短い文で簡潔な書き方を心がけることが大切です。

失礼がないように敬語を使うことはもちろん大切ですが、読みやすさを意識してバランスを考えながら作成しましょう!

 

 

契約書の送り状は返送をするときにも必要

ここまでは、あなたが契約書を送る側の立場でご紹介しました。

それでは反対に、契約書を受け取って記入押印を済ませた後に書類を返送する側はどのように書けばいいのでしょうか。

もちろん契約書の送り状は返送するときにも必要になってきますよ。

そもそも送り状はどうして必要なの?

送り状は、書類を郵送する時に書類と一緒に添えるものです。

送り状は「誰に」「何の書類を」「何枚」送ったのか明確にするためにも必要不可欠なのです。

書類を受け取った人は、この送り状に記載されている内容を確認することで、自分宛の書類であるのか、必要な書類が同封されているのか確認することができます。

基本的に、契約書を返送する際にも5つの項目とマナーを押さえておけば問題ないでしょう。

送付年月日・送付先の会社名と担当者氏名(宛先)・送付元の会社名と氏名(差出人)・書類の名称・本文の5つでしたね。

また、先方から契約書を送付されてきているので、書類を送付してもらったことに対してお礼を述べておきましょう。

そうすることで、先方に好印象を与えることができますね!

ちなみに契約書を送る側と違って、受け取る側の契約書にはすでに先方の印鑑が押されている状態です。

放置してなくしてしまうと大変な問題になるので、出来るだけ速やかに対応して先方に返送することも心がけましょう。

 

 

まとめ

  • 契約書の送り状を作成するにあたって必要な項目は5つある
  • 送付年月日・送付先の会社名と担当者氏名(宛先)・送付元の会社名と氏名(差出人)・書類の名称・本文の5つの項目を押さえておく
  • 契約書を送り状と一緒に送る際は、宅急便やメール便で送ることはできない
  • 契約書を郵便で送る場合には、郵便局の配達記録郵便か簡易書留で郵送する方法とレターパックで郵送する2つの方法がある
  • 契約書を返送する側の立場でも送り状は必要

契約書は作成して終わりではなく、確実に先方のもとへと届けて署名押印をしてもらい返送してもらってから初めて完結するものです。

今回お教えした契約書の送り状の書き方とマナーを守ることで、先方から信頼を得ること間違いなしです!

契約書の送付に関する方法とマナーをしっかりおさえて送りましょうね。

 

 

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です