契約書をa4印刷し袋とじする時のやり方をテンプレートつきでご紹介

何かを取り引きする際に必要となるものが「契約書」。

多くの場合、a4サイズで印刷すると思います。

a4サイズで印刷した契約書が複数枚になる時は、「袋とじ」をして製本化することが多いです。

初めて契約書を袋とじするのはどうすればいいか困りますよね。

この記事では、なぜ契約書は袋とじをしないといけないの、どうやって袋とじするのといった疑問にお答えします!

a4で印刷した契約書を袋とじする場合の見本のテンプレートも載せていますよ!

テンプレート以外にも、袋とじの状態をわかりやすくする為画像をつけています。

初めてでよくわからない時もテンプレートを見てもらえればわかりやすいはず♪

また、製本テープを使った袋とじの方法や、混同されがちな「契印(けいいん)」と「割印(わりいん)」の違いもご紹介します。

 

 

契約書をa4印刷して袋とじする時のテンプレート

 

実際に袋とじをやってみようと思ったけど難しそうだな、テンプレートがあればなとお困りのあなたに!

a4サイズで契約書を印刷した場合に袋とじする「帯」のテンプレートつきでお伝えします。

 

袋とじをするために「帯」を作成する

まず、袋とじに必要な「帯」を作成していきます。

なかなか文字ではわかりづらいので、画像をつけてご紹介します。

契約書へ帯の付け方がわかりやすいように色つきの紙で説明していきますよ!

用意するもの
  • 契約書より大きなサイズの紙(契約書がa4であればb4用紙など)
  • のり
  • ハサミ
  1. まずは、契約書に対してこのような形の帯を作る
  2. 上のテンプレート画像の赤文字、高さ297mmは契約書がa4サイズの時に必要な帯の長さになる
  3. わかりやすいように、黄色、ピンク色、青色にわけて作成してみましたのでここからはこの色で説明する
  4. ホッチキスで片側を留めた契約書の上に、黄色部分の裏側に糊付けをして貼りつける
  5. ピンクと黄色の境目で左側に折り返し。黄色部分が完全に隠れる状態になる
  6. 折り返したあと裏返すとこのようになる、完成までもう少し!
  7. 上下に出ていたピンクの部分を契約書側に折りこみ糊付け
  8. 最後に青色の部分に糊付けして、内側に折りこみ貼り付ける

これで契約書の袋とじが完成しました!あとは忘れずに袋とじ部分と契約書にまたがるように契印しましょう。

出来上がった袋とじを上から見るとこんな感じ。

これでしっかりと袋とじできているので、契約書の中身を追加したり抜いたりといった改ざんをされにくくなりますよ。

このように色分けしてみてみると意外と簡単でしたね!

大変そうと思っていたあなたも、臆することなく契約書の袋とじに挑戦してみてください!

 

袋とじ作業はなぜ必要なの?

印刷した契約書が複数枚になる場合は必ず袋とじしなくてはいけないのでしょうか。

答えは、ノーです。実は契約書を必ず袋とじしなければならないルールはありません。

では、なぜ契約書を袋とじにするかというと、2点理由があります。

〈契約書の改ざんを防ぐ〉

印刷した契約書を勝手に、一部を切り取ったり追加したりしないようにしなければなりません。

袋とじをし製本化すれば改ざんできなくなります。

〈押印回数をへらす〉

契約書を袋とじで製本化しなかった場合は、契約書の片側をホッチキスで留めます。

1つの連続した契約書であるとするために、ページの見開きに印鑑を半分にまたがるように押さなければなりません。これを「契印」と言います。

つまり、印刷した契約書の枚数が多く契印を押すのが手間になる場合に袋とじを行った方がいいということですね。

 

 

契約書を袋とじしない場合はどうする?

契約書が複数枚あるけど、袋とじしない場合はどのように対応するかご紹介。

まず、契約書の片側をホッチキスで留め、開きます。そして見開き部分にまたがるように、押印します。

甲の立場の印鑑を上に、乙の立場の印鑑を下に押します。複数ページがあれば同じように対応しましょう。

契約書の枚数が少ない時は袋とじしない方が簡単そうですね。

状況に応じて袋とじをするかしないか選んでみてください。

 

契約書の袋とじなど面倒な作業をへらすには

袋とじをするのも、契印をするのも正直面倒ですよね。

今作成している契約書であまり枚数が多くない場合は以下の方法で袋とじなどの作業が回避できるかもしれません。

 

袋とじ作業を減らす方法
  • 契約書の文字を小さくする
    あまりに文字が小さいと相手側にも迷惑なのであくまで見やすいサイズで
  • 両面印刷する
  • 紙のサイズを変更する(a4だったものをa3にするなど)

ただし、会社や相手側によっては契約書を作るルールがある場合もあります。

上司などに確認をとってから対応してみてください。

 

 

契約書を袋とじするには製本テープも使える!

もっと楽に袋とじできる方法はないかとお考えではありませんか。

そんなあなたに向けて、製本テープを使った契約書を袋とじする方法をお伝えします!

 

製本テープを使ってみよう

製本テープは契約書以外でも本の作成にも使われるテープです。

この製本テープがあれば比較的簡単に契約書を製本することができますよ。

先ほど作成した、袋とじ用の紙を作る手間が省けます。

製本テープを使用した袋とじ
  1. 製本テープを契約書の上下より1cm程度長く切る
  2. 製本テープを縦半分に折って折り目をつけておく
  3. 製本テープの裏面の紙の半分だけをはがす
  4. 契約書の位置を合わせてはりつける
  5. もう片側の裏面の紙をはがす
  6. 折り返してしっかり貼り付ける
  7. 上下余分な部分を切り取る
  8. 製本テープ部分と契約書にまたがるように契印する

この手順で製本テープによる袋とじが完成です。

契約書の袋とじを頻繁に行う予定がある時は製本テープのほうが短時間で作業できそうですね。

ちなみに、市販されている製本テープには赤や黄色などカラフルなものがありますが、これらは契約書には使用できません!

「割印用」や「契印用」と表示がある白色の製本テープを購入しましょう。

 

製本テープはどこに売っている?

便利な製本テープですが、どこに行けば手に入るのでしょうか。

文房具の取り扱いがあるお店にあるようです。ホームセンターの事務用品コーナーでも販売されているようです。

私はLOFTに探しに行ったところ無事発見しました!やはり事務用品売り場で販売されていましたよ。

近くにお店がない場合はネット通販で購入するのが確実のようです。

もしかすると、ダイソーでも販売されているかもしれません!

私の家の近くにあるダイソーを2軒見てきましたが発見できませんでした。

ですが、ダイソーのネットストアに商品情報が掲載されていました。

ちなみにダイソーのネットストアは、2021年10月現在で関西(大阪府、京都府、兵庫県、奈良県、和歌山県、滋賀県)以外が配送可能エリアです。

お近くの店舗で販売されていたら安く手に入れられてラッキーなので、探しに行ってみてください♪

 

 

契約書を袋とじする時の契印は割印とは違うもの?

袋とじのやり方を説明しましたが、先ほどから何度か「契印」という言葉がでてきていますが似たような言葉に「割印」がありますよね。

混同しそうな2つの言葉ですが役割が全く異なります。

契印とは一つの契約書の内容が改ざんされていないものを示すもので袋とじで使い、割印は複数の契約書が同じものであることを証明するものです。

詳しく説明していくと、契印は2枚以上にわたる契約書のつなぎ目に印鑑を押します。

契約書の改ざんを防止し、2枚の紙のつながりが正しいものであると示すことが目的です。これがないと契約書の袋とじをしても抜き取りや差し替えが起こるかもしれません。

次に割印とは契約書の原本と写しなどの同じ内容の書類を2部以上作った場合に押すものです。

それぞれの書類に関連がある、整合性がとれていることを証明するもので、片側の書類の改ざんを防ぐ目的があります。

お互いにもっている契約書が、契約を交わした時点から内容が変わらず、同一のものを持っていると証明してくれます。

 

 

似た言葉ですが意味は異なるものでしたね。しっかり使い分ける必要があるので画像を参考に覚えてくださいね。

 

 

まとめ

  • 印刷した契約書より大きなサイズの紙から「帯」を作成し袋とじをする
  • 帯はa4サイズの契約書用テンプレート画像を参考に
  • 少ない枚数の契約書では見開きに契印をするほうが袋とじより簡単
  • 印刷の用紙サイズをa4からa3にする、文字サイズを変えるなどで印刷する、契約書の枚数を減らし面倒な作業を回避できることがある
  • 袋とじをするには製本テープを購入すればより簡単に行える
  • 製本テープは文房具店やホームセンターなど事務用品を取り扱う店で購入できる
  • 契印と割印は似ているけど用途が違う言葉である

袋とじ用の帯を作るのは大変そうですがテンプレートを見てもらうと意外と難しくないと感じていただけたかと思います。

私もテンプレートを作りながら、思っていたより面倒ではないなと感じました♪

袋とじ作業を回避するために、用紙サイズをa4から変更してみるのは調べていてびっくりしました。

契約書の作成はしっかりとした対応が求められます。この記事を読んで困りごとが消え契約書が完成することを願っています!

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