契約書の取り交わしはメールでできる?あわせて流れについても解説!

普段の生活の中でも、アパートやスマホを借りたり、生命保険やアルバイト契約を結んだりするとき、契約書を目にします。

仕事以外でも契約書を見ることが多いですが、「メールで契約書の取り交わしができないかな?」と考えたことはありませんか?

仕事が忙しくて時間調整できないから、契約書をメールで送りたい!!

契約書の取り交わしをメールでしようとすると、内容が第三者に漏れたり改ざんされたりするリスクがあるため、しないようにしましょう。

企業以外にも個人間で契約書を取り交わす機会が増えてきたので、トラブルを防ぐため確認しておくと安心ですね。

ここでは、契約書の取り交わしはメールでできるのか?取り交わしの流れや、取り交わしに必要な英語を紹介していきますので、参考にしてみてください。

 

 

契約書の取り交わしはメールでできるのか?

遠方にいる人同士で契約をする場合、直接会って締結するよりメールで送信した方が早いと考え、メールにしようかなと悩んだことはありませんか?

メールで契約書の取り交わしはできるの?

メールで契約書の取り交わしを行うことは、リスクがあるのでやめた方がいいです。

しかし、郵送で契約書の取り交わしを行うと数ヶ月と時間がかかることもあるので、メールと書面を併用した方法で取り交わしを行うと時間短縮になります。

ここでは、メールで契約書を取り交わすことはできるのか?と、メールと書面を併用した契約書の取り交わし方法を紹介していきますので、ご覧ください。

 

メールで契約書の取り交わしはできない!!

遠方の人と契約を結ぶ場合や、事情があって会って契約が結べない場合、メールで締結したいという人もいるでしょう。

メールで打合せして契約することはできますが、契約書をメールに添付して取り交わすことは改ざんされることもありますので、やめましょう。

契約の条件は「お互いの同意があること」なので、たとえメールであっても契約を成立させることはできます。

しかし、メールに添付した契約書は改ざんされるリスクがあり、のちのちトラブルになることもありますのでメールに添付して送信するのはやめた方が良いです。

契約書を取り交わす場合は、納品書、見積書と同じ「信書」になるため、郵便でしか送れないことを覚えておきましょう。

 

メールで契約書の案文を送ると時間短縮になる!!

メールで契約書を取り交わすのはできませんが、案文の確認をメールで行えば時間短縮になります。

契約書は両方の意見を確認し、納期や条件、金額などの打ち合わせをして契約書の案文を作ってから取り交わしを行います。

お互いのスケジュールを調整したり、郵送の日数を待ったりと契約の締結まで数日~数ヶ月程度時間がかかることがあります。

メールで契約書の案文を送るときの手順はこのようになります。

メールで契約書を送るときの手順
  1. 契約書をPDFにして相手にメールし、事前に文章を確かめてもらう
  2. 相手の承諾をもらってから契約書を郵送する
  3. お互いの押印が済んだら締結になる

メールで確認しておけば、お互いの意思疎通は図りやすくなり、スピードアップにもつながります。

契約書をメールで送ることはできませんが、事前の打ち合わせにメールを活用して時間短縮と郵送代のコストを減らす方法はあります。

この時、注意しておくとことは内容を第3者に見られないようにパスワードを付けて、当事者以外が見られないように設定することです。

契約書の案文でも、情報が洩れて内容が改ざんされていたら問題になります。

そのリスクを防ぐために、パスワードを設定しセキュリティーを高めましょう。

添付ファイルとパスワードを別々に送ったり、当事者しか知らないパスワード(会社の電話番号とかでなく、受信者の誕生日等)を設定したりするといいです。

 

 

契約書取り交わしの流れについて詳しく解説!!

ここでは、契約書の取り交わしの流れについて解説してきます。

契約書の取り交わしの流れは、両社で条件、金額、納期など内容を打ち合わせし、契約書の修正・確認を行い合意になったら署名・押印をして各自保管します。

会社が準備しているテンプレートやマニュアルに沿って作成、取り交わしをすれば心配ありません。

初めて契約書の取り交わしを行うあなたも、事前に流れを知っておけばトラブルを防ぐこともできます。

ではひとつずつ解説していきますので、参考にしてみてください。

 

契約書の内容を確認する

まずは、契約書の作成に入る前に双方で事前に打ち合わせが必要です。

何について取り決めを交わすか、何を(内容)、いくらで(金額)、いつまでに(納期)などをしっかり打ち合わせしましょう。

問題が起きた時の報告など、条件や期限、支払い方法なども一緒に確認していくと後日揉めなくて済みます。

作業内容によっては、見積書の提出も必要になりますので、併せて確認しましょう。

 

契約書の案文を作成する

事前に打ち合わせした内容で契約書の案文を作成します。

会社が用意した契約書のテンプレートや、過去の契約書を参考に「秘密保持契約書」や「業務委託契約書」など適切な文章を選びます。

契約書には、表題・前文・本文・秘密保持・後文・日付欄・署名押印欄の順で書かれているのが一般的な契約書の形式になります。

できた契約書の案文をPDFでメールに添付して確認してもらえば、時間短縮につながります。

因みに契約書の案文をPDFにしたのは、内容の改ざんを防ぐためです。

 

契約書の確認や修正をする

作成者は契約書の案文が出来上がったら、社内でしっかり確認をし、相手側にも添付メールを送り確認を依頼します。

契約内容は、できるだけ契約者側に有利になるように作成しているので、相手側からの要望もあり、修正を何度も行うことがあります。

契約相手側は一度合意してしまうと、後からの修正は手間がかかります。

今後の取引にも影響が出てきますので、合意できない条件などは粘り強く交渉し修正を重ねてきましょう。

この時に発生した修正事項ややり取りは、議事録などに残しておけば万が一トラブルが発生したとき、証拠資料になります。

また今後の契約書作成の参考になりますので、議事録や参考資料は保管しておきましょう。

 

契約書の取り交わしをする

両方が契約書の内容に合意したら、製本・取り交わしを行い郵送しましょう。

従来は書面での契約がほとんどで、下記の手順で取り交わしを行います。

取り交わし手順
  • 内容を確認した契約書を2部印刷
  • 契約年月日をいつにするか両者で確認する
  • 複数枚ある場合は、製本(袋とじ)して契印をする
  • 2部どちらにも割印または契印を押印し、日付の記入、署名、押印をして当事者が1部ずつ保管する

その他にもデジタル化が進みテレワークへの移行に伴う必要性から、電子契約を利用する会社も増えてきました。

電子契約の場合、契約書の製本や押印までにかかる時間と手間など、コスト削減と業務のスピードアップが見込めます。

しかし、電子対応の体制が整っていなかったり、電子化できない契約書の種類もあったりするので、どのようなスタイルがいいか確認してから締結を進めましょう。

 

契約書の保管や管理について

契約が終わったら、適切に保管・管理をして必要な時にすぐ取り出せるようにしましょう。

他の書類と一緒にファイルしたり、机の引き出しに入れたままにしたりとずさんな管理にならないようにルールを決めて保管しましょう。

契約書を適切に管理できていないと、不適切な持ち出しによる情報漏えいや紛失、そのことによるトラブルの対応遅れや信頼の損失につながります。

契約書の管理は個人で保管せず、契約書のみをまとめたファイルを準備したり、契約書を電子化してアクセス権限を制御できる状態にするのもおすすめです。

ここまで契約書の取り交わしの流れを説明してきましたが、分かりましたか?

流れによっては締結まで数か月かかることもあるので、全体の流れを把握してミスがないように進めましょう。

 

 

契約書の取り交わしにつかうビジネス英語を紹介!!

日本語で書かれている契約書も難しいですが、英語で書かれた契約書を見たことはありますか?

ネットを通じて海外の方とつながるようになり、海外でのビジネスを考えるなら英語での契約書も必要になります。

英語での契約書の取り交わしは、「contract」を使い意味をしっかり理解して臨めば、少ない文章でも対応可能です。

私も英語は苦手ですが、相手先に送るメールを任されたり、相手からのメールを確認したりして英語に触れることで少しずつ理解できるようになるので大丈夫です!

ここでは、基本的は契約書に関わる英語を紹介していきますので、参考にしてください。

 

契約を表す英語contractとagreementの意味の違いは?

「契約」と聞いて思いつく単語が「contract」と「agreement」の2つではないでしょうか?

まずは、その2つの英単語の違いについて説明していきましょう。

英単語 意味
contract 契約、約定、婚約
agreement 合意、一致、取り決め

「contract」は、正式な契約に使う英単語です。法的な拘束力があるようなしっかりとした約束に使います。

一方、「agreement」は正式な契約にも使いますが単なる口約束のようなものや「合意」という意味で使われます。

正式な契約では「contract」を使って、契約前の打ち合わせでは「agreement」にし、意味を理解して使い分けをするといいですね。

英単語「contract」と「agreement」の意味や使い方を理解するだけでも、多少のトラブルは回避できますのでしっかり覚えておきましょう!!

 

契約に使う英文を紹介!!

まずは、契約を結ぶ前の交渉の段階で使う英文を紹介します。

  • I wish to make a contract with you.(私はあなたと契約を結びたいと思います)

→「make a contract」はとても多く使われることがあり、正式な契約をするという意味の英語表現になります。

  • We would like to enter into an agreement with you.(私達はあなたと契約を結びたいです)

→こちらは「agreement」を使った文章になります。「We would like to sign a contract with you」でも同じ意味になります。

次は契約の取り交わしに使われる英文を何点か紹介していきます。

  • I would like you to sign this contract.(この契約書に署名をしていただきたいと思います)

→「sign this contract」は契約を交わすという意味にもなります。

  • I ended up exchanging contracts with them.(私は彼らと契約を交わすことになりました)

→「exchanging contracts」はこちらも契約の取り交わしを行うときに使う英語表現で、「exchanging」は交換すると言う意味です。

  • Please find attached the signed agreement.(署名入りの契約書を添付したのでご覧ください)
  • Please sign both sets and send back one set to us.(両方に署名し、1通を返送してください)
  • Could I have 2 copies of contract documents?(契約書を2部もらえますか?)
  • I have decided to cancel the contract due to the distress.(私は苦悩しましたが、契約をキャンセルすることにしました)
  • We are planning to renew this contract with you.(この契約を更新する予定です)

契約に使われる英文を紹介してきましたが、参考になりましたか?

殆どの英文に「contract」が使われているので、契約書に関する文章だな?と見当がつきますね。

英語を使ったビジネスをするなら乗り越えないといけない壁ですが、ゆっくり確認していけば大丈夫ですので便利な翻訳ツールを利用してチャレンジしてみましょう。

 

 

まとめ

  • 契約書の取り交わしをメールで行うのは、内容を改ざんされるリスクがあるのでやめた方がいい
  • 契約書を取り交わすとき、メールと郵送を併用すると時間短縮とコストダウンになる
  • メールで契約書の案文を送るとき、パスワードを設定してセキュリティーを高める必要がある
  • 契約書の取り交わしの流れは、両者が内容に合意して署名、押印をして各1部ずつ保管すること
  • 契約書の取り交わしは、書面以外にも電子契約を利用した契約も増えている
  • 契約書の取り交わしで使う英語は、「contract」の意味を理解して臨めば難しくはない

契約書は会社で取り交わす機密保持契約書から、アパートを借りるときの賃貸契約書まで、種類はさまざまあります。

契約書を作成する機会は少ないかもしれませんが、取り交わしの流れが分かればその後のトラブルを防ぐことができるかもしれません。

英文と一緒で、少しずつ理解していけば難しくないので、参考にしていただけたら嬉しいです。

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