契約書のドラフト版を送ってもらったとき、「契約書を確認しました。」とだけ返信するのは、もちろん間違いではありません。
しかしこれだけでは、ビジネスマナーがない人だなと思われてしまう可能性がありますよ。
もう少し気持ちを込めた文章で返信メールを送りたいですよね。だけど、どう書いたらよいかわからない。
契約書を確認しましたに加え、感謝の気持ちを込めた返信メールを送りましょう。
私も返信メールを送る際、「こんなこと書いたら失礼かな？」と悩んだことがあります。
時間がどんどん過ぎていき今日はなんの仕事もしてない！と1日を無駄に過ごした事がありました。
「契約書を確認しました。」返信メールの例文を日本語と英語でまとめました。
最後まで読んで頂くと、サラサラとお返事ができて、時間も有効に使えるでしょう。
文章自体を考えるのに苦手意識があるなら、伝わる文章のポイントを学んでみるのはいかがでしょう。
メールだけでなく、チャット、報告書、資料作成、文章で伝える機会はたくさんありますよね。
いつでも、どこでも、どんな時にも役に立つ「書く力」を鍛えられる一冊です。
ポチップ
目次
契約書を確認しましたというメールへの返信マナー
契約書のドラフト版が送られてきたとき、なんと返信したらよいか悩みますよね。
その一文だけでは、失礼になる場合がありますので、ビジネスマナーを守ったメールを送るようにしましょう。
関係性によっては「契約書を確認しました。」という一文だけでも良いかもしれません。
しかし、これだけでは冷たい印象がありますし、ビジネスマナーがない人だなと思われてしまう可能性がありますよ。
ビジネスメールの書き方と契約書が送付された時に送る例文を紹介しますので、参考にしてみてください。
ビジネスメールに対する基本的なマナー
こちらでは、契約書のみならずビジネスにおける返信メールの基本的なビジネスマナーについてお話します。
書き方の知識が不十分だと、相手に不信感や誤解を招いてしまう可能性があり、今後の仕事にも悪い影響を及ぼしてしまうかもしれません。
仕事の生産性を上げるためにも、ビジネスメールのマナーと書き方を理解し、相手とのいいコミュニケーションができるようにすることが重要です。
それでは、効率的な書き方のコツをみていきましょう。
<件名は用件がすぐにわかるように書く>
ビジネスメールでは件名がとても重要な意味を持っています。
件名だけを見て重要度や内容を把握し、優先順序をつけてメールをチェックしていくことが多いです。
毎日、大量に届くメールが埋もれてしまって相手が気がつかないと全く意味がありません。
- 名称や内容を入れて、具体的な用件を書く
- 日付やプロジェクト名を入れて、用件を特定しやすくする
- メールを送った目的がわかるようにする
件名にはそのメールの用件がすぐにわかるような言葉を書くのがルールと覚えておきましょう。
メールを後から見返す時、件名で検索をするケースもありますので、検索しやすい言葉を使うと親切です。
<本文の最初には必ず宛名を書く>
メールの最初にはまず宛名を書きます。いきなり要件から入るのは失礼に当たります。
社外の人にメールをするときは会社名、部署名、名前と言う順序で書くのが基本です。
相手が役職のある方なら、役職を部署の後ろに書きます。
名前の後ろにはもちろん「様」とつけましょう。
- 会社名
- 部署名
- 役職名
- 名前
<初めのあいさつ文を書く>
まずは本文に入る前に挨拶文と、自己紹介を書きましょう。
挨拶文は一般的な定型文があるのでそれを基本に使いましょう。
| 通常 | いつもお世話になっております。株式会社〇〇商事の△△です。 |
| 初めての相手 | 初めてメールさせていただきます。株式会社〇〇商事の△△です。 |
| 久しぶりに連絡する相手 | 大変ご無沙汰しています。株式会社〇〇商事の△△です。 |
<本文>
メイン部分である本文の用件は短く、簡潔にまとめることが大切です。
伝えるべき内容を最初に整理して、相手がひと目で理解できるように書いていきましょう。
要件のポイントを最初に書いて、そのあとに詳細や補足を付け足して書いていくと読みやすいメールになります。
また適切なところで改行したり、行を空けて段落を作るなど、見栄えにも注意してください。
<文末にも結びのあいさつ文>
ビジネスメールでは本文を書き終えたら、結びの言葉を入れます。
通常の結びは「何卒よろしくお願いいたします。」でいいでしょう。
また確認や検討を依頼するときは、「ご多忙のところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。」
「ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。」といったアレンジになります。
<署名>
メールの最後には署名を忘れないように入れます。
- 会社名、部署名
- 名前
- 住所
- 電話番号、FAX番号
- メールアドレス
- Webサイト名、URL
署名はメールを送る度に使うので、定型文として保存しておくと便利ですね。
契約書を受け取った側のメール例文
契約書の場合、郵便で届く事が一般的なので、相手側も契約書が届いたかどうか不安な気持ちです。
確認しましたメールは、契約書が到着したらすぐに送るのが礼儀です。
もしすぐに契約書の返送ができない場合は、先にお礼を兼ねて、届いたという報告だけでも連絡するようにしましょう。
件名：契約書ご送付のお礼
株式会社 ◯△◯
事業部 ◯◯ 様
平素より大変お世話になっております。
〇〇〇〇会社の△△です。
この度は『〇〇に関する契約書』の送付手続き、誠にありがとうございました。
本日、契約書を受け取りました。
迅速の対応に、感謝申し上げます。
弊社にて署名捺印のうえ、二部のうち一部を後日、早急に返送させて頂きます。
到着致しましたら、そちらで大切に保管していただきますようお願い申し上げます。
引き続き、よろしくお願い申し上げます。
署名
返信が翌日以降になった場合、送っていただいた契約書の「お礼メール」ではなく、報告が遅れたことへの「お詫びメール」になってしまいます。
契約書を送る側のメール例文
契約書を送った側も、相手側にメールを送っておいたほうが親切です。
契約していただいた喜び、今回の担当者としての思いなどを込めて丁寧な言葉遣いで、感謝の気持ちを伝えることが重要です。
その場合の例文はこちらを参考にしてください。
件名：契約書、郵送ご連絡
株式会社 ◯△◯
事業部 ◯◯ 様
平素より大変お世話になっております。
〇〇〇〇会社の△△です。
このたびは「〇〇〇〇」に関してのご契約をしていただき誠にありがとうございました。
私、△△は担当者としてまだ経験も浅く、未熟なところもあったと思いますが、ご配慮いただき誠に感謝しております。
早速ではございますが契約書が出来上がりましたので本日、『〇〇に関する契約書』を郵便にて送らせていただきました。
誠にお忙しいとはございますが、署名捺印のうえ、二部のうち一部を返送していただきますようお願い申し上げます。
もう一方の一部は、そちらで大切に保管していただきますようお願い申し上げます。
ご不明な点がございましたら、ご遠慮なくご連絡いただけたら早急に対応させていただきます。
今後とも何卒よろしくお願いします。
取り急ぎ、お礼を申し上げます。
署名
お客様の期待を超える、満足な提供をすることを強調することも大切です。
アフターフォローについても触れ、今回の１回限りではなく、信頼関係の継続の姿勢を示すことも忘れずにしましょう。
そう伝えることで、相手に安心してもらうことができます。
契約書を確認しましたと送るときの英語例文を紹介!
最近は、海外の取引先会社との契約も頻繁に行われています。
そんな時、英語で「契約書を確認しました。」という返信メールについてお話しして行きましょう。
まず、「agreement」と「contract」の違いをお伝えします。
どちらも、日本語では「契約」と訳すことができますが、微妙に意味が違います。
「agreement」の合意は、強制力のある契約とは言えない場合があります。
「contract」は法廷で強制力を持つ条件を備えた、特定の合意（通常は書面にて署名をしたもの）ということです。
そのため日本で普通に使われる、契約書については、「contract」を使う方がいいかもしれませんね。
こちらも契約書を受け取った側の確認しましたメール、契約書を送る側のメール、両方の英語での例文を紹介します。
契約書を受け取った側の確認しましたメールの英語例文
契約書の中身を確認しましたら、すぐにメールを送りましょう。
件名：契約書
◯◯ 様
本日、契約書の原本とお手紙をを郵便で受け取りました。
早急のご配慮、ありがとうございます。
すでに２部ともに署名し、本日１部を返送いたしました。
２、３日中にはお手元に届くと存じます。
届きましたらお手数ですが、受領の連絡をいただけますようお願いします。
この契約を通じて、貴社と良好なビジネス関係を築けましたらと願っています。
敬具
〇〇〇 〇〇
Re: The contract
Dear Mr.(Ms) ◯◯
Thank you for your letter and the two original copies of the contract.
We appreciate your speedy attention to the details.
We have already signed both of the copies and sent you one back today.You should receive it within 2.3 days.
We would be grateful if you could acknowledge receipt upon arrival.
We hope we can form a good business relationship with you through the establishment of this contract.
Sincerely yours,
〇〇〇 〇〇
○○の部分には、あなたの名前や相手の名前を記入します。
契約書を送る側の英語例文
契約書を送付するときに、メールでもお知らせしてあげると親切です。
件名：契約書
◯◯ 様
10月7日送らせていただいた草案について同意いただき誠にありがとうございます。
本日、署名入りの契約書の原本2部を、書き留めでお送りいたしました。
お受け取りになりましたら、それぞれにご署名いただき、お手数ですが１部を弊社までご返送ください。
ご質問、ご不明な点がございましたら、遠慮なくご連絡ください。
10月20日までに正式な契約を締結できることを願っております。
敬具
〇〇〇 〇〇
Re:The contract
Dear Mr.(Ms) ◯◯
We appreciate your agreement on the draft we sent on October 7th.
We have sent you two sighed copies of the contract by registered mail today.
When you receive them, please sign both of them and send back one copy to us.
Please let us know if you have any further questions.
We hope the official contract will be finalized by October 20th .
Sincerely yours,
〇〇〇 〇〇
いつまでに契約書を返却してもらいたいと伝えるのは、両者のためになりますね。
海外の会社との取引での注意点
英語で作成する際、海外の会社との取引では曖昧な表現はしないようにしましょう。
文化の違いから、表現方法によってはお互いの解釈の違いが生じる可能性があります。
曖昧な表現をしていると適切な判断を下してもらえなくなる可能性があります。
英語での取り引きではいっそう、クリアな表現を心がけることが大切です。
契約書を確認しましたとお礼メールで気持ちを伝える
契約書を受け取り、確認しましたらすぐにお礼メールを送りますが、そこで気をつけたい事を解説します。
<感謝の気持ちを伝える>
まずは、確認しましたメールの前にビジネスマンとしてもっと大切な事があります。
それは送っていただいた方へのお礼メールです。感謝をきちんと伝えましょう。
忙しい中、時間を割いて作っていただいた契約書に対して、誠意を込めて感謝の気持ちを伝えるのがビジネスとしての基本です。
「確認しました。」と言うだけでも問題はないのですが、何か一つでも感謝の言葉があると、相手からの印象がよくなります。
例えば、「お忙しい中、早急な対応していただきありがとうございました。」
と言った一文があるだけで感謝のこもった内容になりますよ。
顔を合わせた返事ではないメールこそ、丁寧な返信を心がけたいですね。
<確認した後のお礼メールはできるだけ当日中に送る>
契約書を送った方は、到着の連絡がないと「送付先の住所を間違えたのではないか？」と不安になります。
届いたことの報告する意味合いでもあることを理解し、メールで返信する習慣を身につけておきましょう。
もし社内で確認する事項があり、すぐに送れない場合は、返信できる目安の日だけでも先に連絡をしましょう。
まとめ
- 「契約書を確認しました。」だけでは、冷たい印象があるのでビジネスマナーを守ったメールを送る
- ビジネスメールは、簡潔にまとめて書く
- 契約書を確認しましたとメールする際は、契約書を郵送で受け取ったら当日中に送る
- 契約書を送付する側も、契約書を送付したことをメールすると親切
- 英語で契約書は「Contract」を使う方が、法的効力があるのでよい
- 英文作成の際、曖昧な表現はしない
- 契約書を確認しましたと併せて、感謝の気持ちを伝えることも大事
契約書を送っていただいた相手への感謝の気持ちを少し加えるだけで、今後のビジネスがやりやすくなるでしょう。
そして良い関係を長く築いていけることと思います。
